Testphase des digitalen Qualitätsmesssystems im Johanniter-Krankenhaus Genthin-Stendal

Die Johanniter Service Gesellschaft mbH (JSG) setzt zur kontinuierlichen Sicherung und Steigerung der Dienstleistungsqualität der Facility-Management-Leistungen unternehmensweit auf ein strategisches Qualitätsmanagementsystem. Ziel der JSG ist, die Zufriedenheit der Kunden zu dokumentieren. In den Dienstleistungssparten Gebäudereinigung und Transportlogistik werden seit dem Jahr 2005 die Prozesse und Abläufe nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifiziert. Die letzte Rezertifizierung erfolgte am 24. September 2008.

JSG setzt tragbare PDAs für Qualitätskontrollen ein

Die JSG versteht sich als lernende Organisation. Deshalb wird das Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich weiterentwickelt und an die jeweiligen aktuellen Herausforderungen angepasst. Zukünftig bilden neue innovative Lösungen zur Vereinfachung und Standardisierung der Prozesse den Schwerpunkt. Seit Frühjahr 2009 werden durch die JSG im Johanniter-Krankenhaus Genthin-Stendal so genannte PDAs (kompakter tragbarer Kleincomputer) für Qualitätskontrollen getestet. Grundlage dieser neuen Methode der Qualitätsmessung und Auswertung ist das Modul „iffmQM“, das integrierter Bestandteil im „iffmGIS“ ist. Das iffmGIS ist ein visuelles Gebäudeinformationssystem mit modernster Datenbank- und CAD-Technologie (CAD = Computer Aided Design), das seit dem Jahr 2004 für eine effiziente und umfassende Gebäudebewirtschaftung (GMS)von der JSG erfolgreich eingesetzt wird.

Die Handhabung der mobilen PDAs mit einem Scanneraufsatz ist denkbar einfach. In der Datenbank sind alle notwendigen Daten (Raumbuch, Leistungsverzeichnis etc.) eingepflegt. Bei einer Qualitätskontrolle werden stichprobenartig Räume verschiedener Nutzungsarten wie Sanitär, Flure oder Patientenzimmer ausgewählt und mit dem PDA über den Barcode eingescannt. Das Gerät erkennt sofort den Raum mit den entsprechend hinterlegten Informationen. Nun kann der verantwortliche Objektleiter anhand verschiedener Kontrollaufträge die Sauberkeit und Reinigungsqualität des ausgewählten Raumes bewerten und in den PDA eingeben. Die ausgewählte Bewertungsgrundlage ermöglicht eine objektive Messung des Zustandes. Auftretende Mängel werden im PDA entsprechend vermerkt und durch sofortige Handlungsmaßnahmen beseitigt. Zudem ist es für den Kontrollierenden möglich, vor Ort festgestellte Veränderungen zum Beispiel in der Raumnutzungsart oder im Reinigungsturnus sofort über den PDA einzupflegen. Diese neuen aufgenommenen Informationen lösen dann bei der nächsten Synchronisation eine Aktualisierung der Datenbank aus.

PDAs werden langfristig Begehungsprotokolle auf dem Papier ersetzen

Die während der Kontrolle gesammelten Daten werden anschließend in die Datenbank des GMS über WLAN oder über eine Schnittstelle eingespielt. Für die Auswertungen der gesammelten und elektronisch vorliegenden Daten ist die QM-Beauftragte der JSG zuständig. Anhand der ermittelten Ergebnisse werden ggf. notwendige Handlungsmaßnahmen abgeleitet. Neben den obligatorischen Qualitätskontrollen wird im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems zusätzlich das bestehende Reklamations- und Beschwerdemanagement geführt. Ein entscheidender Vorteil dieser neuen Form der Qualitätskontrolle ist die elektronische Speicherung und Auswertung der gemessenen Werte aus den Begehungen, die Aussagen über die Qualitätsentwicklung beliebig wählbarer Zeiträume geben und jederzeit für Vergleiche herangezogen werden können. Nach Beendigung der Testphase und ggf. notwendiger Anpassungen im System werden die PDAs auf lange Sicht die bisherigen Begehungsprotokolle auf dem Papier ersetzen.