Stabsstelle im Marketing für Auftragsmanagement & Budget‑Controlling (m/w/d)

Das erwartet Sie

Zur Verstärkung der JoMAX suchen wir im Rahmen einer Elternzeitvertretung ein Teammitglied, das Freude an datenorientiertem Arbeiten, Prozessoptimierung und bundesweiter Zusammenarbeit hat und zentrale Auftrags- und Budgetprozesse verantwortet.

Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines transparenten Auftragsmanagements

• Sie gestalten ein strukturiertes System zur Erfassung, Steuerung und Nachverfolgung aller Aufträge und entwickeln dieses kontinuierlich weiter.

Laufendes Budgetcontrolling für Marketingmaßnahmen

• Sie überwachen Budgets, erstellen Forecasts, analysieren Abweichungen und leiten daraus steuernde Maßnahmen ab.

Erstellung regelmäßiger Management-Reports

• Sie verantworten monatliche und quartalsweise Reportings sowie Ad-hoc-Analysen für die Geschäftsführung und bereiten komplexe Sachverhalte adressatengerecht auf.

Prozesssteuerung im Auftragslebenszyklus

• Sie steuern, dokumentieren und optimieren Prozesse entlang des gesamten Auftragszyklus – von der Beauftragung bis zur Abnahme.

Schnittstellenmanagement

• Sie arbeiten eng mit Finanzen/Controlling, Leistungserbringern, externen Partnern und internen Verbänden zusammen und sorgen für reibungslose Abstimmungen.

Koordination von Meetings und Workshops

• Sie organisieren und moderieren Abstimmungstermine, bereiten Agenden vor und stellen sicher, dass Ergebnisse klar dokumentiert und nachverfolgt werden.

Nachhalten von Verbandsaufträgen

• Sie tracken Vereinbarungen, Meilensteine, Liefertermine und Abnahmen und übernehmen das Eskalationsmanagement bei Termin- oder Leistungsabweichungen.

Prüfung und fachliche Vorbereitung von Rechnungsunterlagen

• Sie prüfen Leistungsnachweise, Abrechnungsgrundlagen und Leistungsumfänge, bereiten Unterlagen für die Rechnungsstellung vor und stimmen sich mit der Finanz-/Buchhaltung zur fristgerechten Abwicklung ab.

Das zeichnet Sie aus

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft, im Controlling oder in einem vergleichbaren Fachgebiet – alternativ bringen Sie eine gleichwertige kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Zusatzqualifikation mit.
• Sie haben einschlägige Berufserfahrung im Auftrags- oder Projektmanagement, idealerweise im Umfeld von Verbänden, Non-Profit-Organisationen oder im Dienstleistungsmarketing.
• Sie besitzen eine ausgeprägte analytische Denkweise, hohe Zahlenkompetenz sowie ein strukturiertes, prozessorientiertes Arbeitsweise. .
• Sie bringen nachweisliche Projekt- und Budgetverantwortungskompetenz mit und behalten auch in komplexen Steuerungsprozessen den Überblick.
• Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Erfahrung im Schnittstellenmanagement mit internen wie externen Partnern.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, lösungsorientiert und erkennen Optimierungspotenziale frühzeitig, die Sie proaktiv in die Weiterentwicklung von Prozessen einbringen.
• Sie identifizieren sich mit den Werten und Zielen der Johanniter-Unfall-Hilfe und freuen sich auf ein Arbeitsumfeld, das von gegenseitigem Respekt, Fürsorge und ökologischer Verantwortung geprägt ist.

Das sollten Sie noch wissen

Im Sinne der Gleichstellung und Chancengleichheit aller Mitarbeitenden begrüßen wir alle Bewerbungen von Interessierten, unabhängig von deren kultureller, religiöser und sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität.